Werkwijze

“Onderdompelen en consistentie brengen door co-creatie”

Liesbeth Doorakkers

Met je hoofd in de wolken, soms is het nodig. Maar hoe breng je de visie van het management richting werkvloer en andersom? Als HR Verandermanager dompel ik mij onder en breng ik consistentie tussen plannen en uitvoering, tussen een stip zetten en stappen maken.

Realisme

Mijn werkwijze is er eentje van realisme. En mijn doel is de organisatie helpen met de voeten op de grond te laten landen. Dat is wat anders dan een beweging naar simplificatie. Want het helpt niemand om te doen alsof veranderingen in organisaties heel simpel zijn. Ik werk daarom ook niet met standaard modellen en een vastomlijnd theoretisch verhaal. Maar gebruik diverse modellen en methodieken, afhankelijk van het specifieke verandervraagstuk.

Samen ontwikkelen

Onderkennen van complexiteit en het rekening houden met bestaande elementen van een organisatie zoals de cultuur en de structuur, zorgen voor een veranderstrategie die werkt. Het is vooral belangrijk de visie achter de verandering te vertalen naar concrete stappen, samen met de professionals. Samen ontwikkel je de telkens de volgende stap in het proces. Als je er daarnaast voor zorgt dat je alle elementen van een systeem meeneemt, dan slagen veranderingen.

Duidelijkheid

Bij mij is de start van een veranderproces het maken van een algemeen projectvoorstel. Zodat voor iedereen duidelijk is waar mijn bijdrage in het veranderproces ligt en welke globale stappen we daarin samen zetten. In dat projectvoorstel beschrijf ik ook altijd zo helder mogelijk welke resultaten hiermee worden bereikt.

Veranderuitdaging

In het projectvoorstel omschrijf ik ook de veranderuitdaging en de fases die in grote lijnen doorlopen moeten worden, vaak fases als oriëntatie, voorbereiding, uitvoering en borging. Na acceptatie van het projectvoorstel, investeer ik in de daaropvolgende oriëntatiefase veel in het scherp krijgen van de visie die de organisatie heeft geformuleerd en de mogelijke inconsistenties tussen visie en praktijk.

Werkbaar pad

Belangrijk kenmerk van mijn werkwijze is dat ik, waar mogelijk, zo snel mogelijk professionals uit de organisatie inschakel. Het liefst meteen in de oriëntatiefase. Ik bespreek de visie van de directie met ze en onderzoek de denkrichting voor de volgende stappen in het veranderproces. Zo ontstaat verbinding tussen professionals en directie en van daaruit ook een werkbaar pad waar draagvlak voor is.

Terugkoppelen

Ik beschrijf de fase van oriëntatie hier uitvoerig, omdat ik dit belangrijk vind. Zo gauw de verandervisie, mede met hulp van de professionals, heel scherp is, zal ik namelijk continu elke volgende stap terugkoppelen naar die visie. Ik stel mezelf en soms ook anderen telkens weer de vraag in hoeverre de volgende stap in het proces consistent is met de visie, met het gewenste eindbeeld. Overigens betekent deze uitgebreide omschrijving niet dat het ook meteen een langdurige proces is. Voor de oriëntatie op de veranderuitdaging is doorgaans hooguit een dag nodig om gesprekken te voeren.

Luisteren

De grote stappen in het veranderplan liggen dan in grote lijnen vast, zoals op gebied van scope, tijd en geld. Maar het invullen van de tussenstappen laat ik bewust open. Omdat juist dan voldoende ruimte blijft om te luisteren naar de werkelijke behoefte van een organisatie in het veranderproces. De uitvoeringsfase vullen we gaandeweg het proces in. Ook dan blijft sprake van terugkoppelen naar de visie en het eindbeeld en focus op het bereiken van de beoogde resultaten.

Horizon

Het gaat vaak eerst om een scherpere stip dichtbij te plaatsen, als opmaat naar de grote stip op de horizon. Een stip waar de stap naartoe wel gemaakt wordt. Uiteindelijk resulteert dat in een op maat uitgewerkt stappenplan in co-creatie met professionals en bestuurders van een organisatie. Zo ontstaan organisaties waar plannen praktijk worden. Waar de laatste stap naar de grote stip een nieuwe horizon blijkt te zijn.